Overzicht: welk werk mkb-vacatures vragen, en wat vanzelf kan

Als een klein bedrijf een vacature plaatst, staat er meestal precies in wat er blijft liggen. Wie de offertes maakt, wie de mail bijhoudt, wie de facturen inboekt. Dat maakt vacatureteksten een eerlijke bron: niemand schrijft ze om indruk te maken op een adviseur.

Daarom hebben we in september en begin oktober 2026 een flinke stapel vacatures gelezen van mkb-bedrijven in Utrecht, het Gooi, Twente en de Achterhoek. De vraag was simpel: welk werk zoeken die bedrijven, en hoeveel daarvan kan grotendeels vanzelf?

De kern in drie zinnen. Een op de drie vacatures draait om offertes en calculaties, en ruim een op de vijf om klantvragen, planning, content of orders overtikken. Op vier na bevat elke vacature die we lazen minstens één taak die steeds hetzelfde terugkomt. Dat betekent niet dat die banen overbodig zijn, wel dat een flink deel van het werk erin anders kan.

Dit artikel is het overzicht. Per taak hebben we een apart stuk geschreven met wat er in 2026 kan, wat bij een mens blijft en een rekensom. Die vind je hieronder per cluster gelinkt.

Hoe we geteld hebben

We willen dat je deze cijfers kunt wegen, dus eerst de methode.

• Bronnen. De vacatures kwamen grotendeels van LinkedIn, aangevuld met regionale vacaturesites als Uw Stad Werkt en werkzoeken.nl, Talent.com en werken-bij-pagina's van de bedrijven zelf. We zochten op kantoorfuncties: binnendienst, administratie, office, planning, marketing, sales en klantenservice.
• Eén vacature is één bedrijf. Had een bedrijf meerdere vacatures open, dan telde het één keer. In totaal gaat het om ±217 vacatures van evenzoveel verschillende bedrijven, van installateurs en maakbedrijven tot webshops, groothandels, praktijken en kantoren.
• Per vacature keken we naar drie dingen: de functie, de reden waarom het bedrijf nu iemand zoekt, en welke taken in de tekst terugkomen. Eerst met trefwoorden per taak, daarna met de hand nagelopen. Valse treffers gingen eruit. "Sales support" in een functietitel telt bijvoorbeeld niet als klantenservice, en inkoopfacturen tellen bij facturen, niet bij inkoop.
• Meerdere clusters per vacature. Een binnendienstfunctie kan offertes, orders en klantvragen tegelijk bevatten. Daarom tellen de percentages op tot ruim boven de 100.
• Peildatum 2 oktober 2026. De meeste vacatures zijn in september en oktober 2026 geplaatst, een paar eerder. Wat we na 2 oktober nog vonden, telt hier niet mee. Zo blijven de getallen in alle artikelen gelijk.
• Drie regio's. Utrecht/Gooi (128 vacatures, inclusief een ronde Amsterdam-Zuid), Twente (57, inclusief Goor) en de Achterhoek (32, inclusief Lochem en Zutphen).

Belangrijk voorbehoud: dit is een telling, geen steekproef. Utrecht/Gooi is groter omdat we daar meer gezocht hebben, niet omdat daar meer speelt. Vergelijk de regio's dus op percentages, niet op aantallen. En we tellen wat bedrijven zelf opschrijven. Wat niet in de vacature staat, zit er niet in.

De twaalf taken die steeds terugkomen

Uit de vacatures die we bekeken kwamen twaalf terugkerende taken naar boven. Dit is de hele ranglijst.

Wat opvalt aan de bovenkant: het zijn bijna allemaal taken waarbij informatie van de ene plek naar de andere moet. Van een aanvraagmail naar een offerte, van een order in de mail naar het ERP, van een factuur naar de boekhouding. Precies het soort werk dat met koppelingen en AI het makkelijkst te verkleinen is.

Per regio verschilt het beeld

Zet je dezelfde taken naast elkaar per regio, dan zie je dat elke regio een eigen profiel heeft. Kijk naar de percentages: de aantallen zijn door de zoekverdeling niet te vergelijken.

Twente is in deze telling een regio van maakbedrijven en technische groothandels: veel calculatie, technische binnendienst en export. In Utrecht, het Gooi en de Achterhoek zie je meer kleine kantoren en praktijken, waar één persoon planning, mail en administratie tegelijk moet doen.

Wat elk cluster laat zien

Per taak een korte samenvatting, met één signaal uit de vacatures in onze eigen woorden (geen namen, geen herleidbare details) en een link naar het uitgebreide stuk.

1. Offertes en calculaties: 72 vacatures (33%)

De grootste groep. Calculators, werkvoorbereiders en binnendienstmedewerkers die aanvragen, tekeningen en prijzen omzetten in een offerte en daarna opvolgen. Eén binnendienstmedewerker belooft elke offerte binnen 24 uur, uit een assortiment van duizenden artikelen. Het rekenwerk vraagt vakkennis, het verzamelen en opmaken veel minder. Lees verder: 72 bedrijven zoeken een offertemaker.

2. Klantvragen beantwoorden: 52 vacatures (24%)

Mail, telefoon, WhatsApp en chat, vaak allemaal tegelijk. Een webshop zoekt iemand voor klantenservice op vier kanalen, waarbij de meeste vragen gaan over welk product waarop past en waar de bestelling blijft. Dat zijn vragen met een vast antwoord. Lees verder: 52 vacatures voor klantvragen.

3. Planning, roosters en afspraken: 48 vacatures (22%)

Monteurs inplannen, diensten roosteren, afspraken maken voor een praktijk of een directeur. Een vacature voor een serviceplanner staat al ruim drie maanden open. Hier zit het meeste mensenwerk in: de puzzel blijft bij de planner, het bellen en bevestigen eromheen niet. Lees verder: 48 vacatures voor planning.

4. Content en productteksten: 45 vacatures (21%)

Productteksten, nieuwsbrieven, social en SEO. Eén contentfunctie moet dat allemaal dekken voor twee merken, plus fotobewerking en klantenservice. Een ander bedrijf met tienduizend producten vraagt zelf al om een 'AI-first mindset'. Lees verder: 45 vacatures voor content en productteksten.

5. Orders overtikken en orderstatus doorgeven: 45 vacatures (21%)

Orders komen per mail, telefoon of pdf binnen en moeten met de hand het systeem in. Eén persoon doet in een vacature de hele orderstraat: orders, leveringen, montageplanning, transport en aftersales. Overtikken is het makkelijkste stuk om weg te halen. Lees verder: 45 vacatures zoeken iemand om orders over te tikken.

6. Facturen, debiteuren en boekhouding: 39 vacatures (18%)

Inkoopfacturen inboeken, verkoopfacturen versturen, debiteuren nabellen. Een office-vacature opent met de vaststelling dat als niemand op maandag achter de uren aanzit, op vrijdag niemand weet wat er gefactureerd moet worden. Het intypen kan grotendeels weg, de controle niet. Lees verder: 39 vacatures zoeken iemand voor facturen.

7. Mailbox, agenda en notulen: 37 vacatures (17%)

Secretariaat en directieondersteuning. Een PA moet mail, WhatsApp, LinkedIn en telefoon van de directeur filteren en omzetten in actiepunten. Samenvatten, notuleren en sorteren is werk waar AI in 2026 goed in is, mits iemand het overzicht houdt. Lees verder: 37 vacatures voor mailbox, agenda en notulen.

8. Nieuwe klanten zoeken en leads opvolgen: 28 vacatures (13%)

Accountmanagers en business developers die nieuwe markten moeten openen. Een klein team zoekt iemand die alleen nieuwe B2B-klanten vindt: prospects benaderen, pipeline opbouwen, offertes opvolgen, nu allemaal handwerk. Het gesprek blijft mensenwerk, het voorwerk niet. Lees verder: 28 vacatures zoeken een leadjager.

9. Inkoop en leveranciers najagen: 26 vacatures (12%)

Bestellen, leverdata bewaken, bevestigingen najagen. Een werkvoorbereider moet plannen, calculeren, inkopen, inkoopfacturen controleren en certificaten bijhouden. Dat is een schaap met vijf poten, en een deel van die poten is najaagwerk. Lees verder: 26 vacatures voor inkoop.

10. Dossiers opbouwen en documenten opvragen: 20 vacatures (9%)

Vooral bij notarissen, advocaten, adviseurs en makelaars. Eén adviespraktijk heeft drie binnendienstvacatures tegelijk open, voor werk dat grotendeels bestaat uit documenten opvragen, controleren en compleet maken. Herinneren en checken wat er nog ontbreekt kan vanzelf. Lees verder: 20 vacatures om dossiers rond te krijgen.

11. Uren en werkbonnen verwerken: 14 vacatures (6%)

Klein in aantal, maar vaak verstopt in een andere functie. Een chef werkplaats doet naast leidinggeven ook de urenverwerking en factuurvoorbereiding. Uren die van papier of uit een app overgetikt worden, zijn een klassiek automatiseringsklusje. Lees verder: 14 vacatures voor uren en werkbonnen.

12. Recruitment, onboarding en HR-administratie: 11 vacatures (5%)

De kleinste groep. Een recruiter moet ruim tien vakvacatures tegelijk invullen: teksten schrijven, sourcen, kandidaten opvolgen. Een HR-vacature vraagt zelf om iemand die 'AI-adoptie stimuleert'. Hier helpt AI bij het schrijfwerk en de administratie, niet bij het kiezen van mensen. Lees verder: 11 vacatures voor recruitment en HR.

Vier dingen die opvielen

Offertewerk is de grootste gemene deler

72 vacatures, een op de drie. In Twente zelfs 25 van de 57, dat is 44 procent, vooral calculatie en technische binnendienst. Offertes zitten ook in functies die er niet zo heten: accountmanagers, werkvoorbereiders en administratief medewerkers die "ook de offertes doen". Als je één plek zoekt om te beginnen met automatiseren, is dit het vaakst de plek.

Twente zoekt verkopers

De helft van alle sales-vacatures (14 van de 28) zit in Twente, terwijl die regio maar een kwart van de telling is. Het gaat vaak om export en nieuwe markten, met lange salescycli. Een bedrijf zoekt bijvoorbeeld een accountmanager voor heel Europa die zelf koude acquisitie doet in drie talen. Dat voorwerk, uitzoeken wie je benadert en wanneer je opvolgt, is goed te ondersteunen.

Kennis zit soms in één hoofd

Maar vier vacatures zeggen het expliciet, maar dan is het wel urgent. Een vaste administratief medewerker vertrekt na 14 jaar en haar kennis van financiën en HR zit nergens anders. Een balie-assistente gaat met pensioen en de overdracht moet in een paar weken. Wij denken dat dit veel vaker speelt dan in vacatures staat. Opschrijven hoe het werk gaat, is ook de eerste stap om het te automatiseren.

Rapportages worden met de hand gemaakt

25 vacatures (12%) noemen zelf dat er overzichten of rapportages met de hand worden samengesteld. Een sales-operations-rol eindigt elke week met een handmatige pijplijnrapportage, een binnendienst maakt omzetoverzichten per vertegenwoordiger. We telden dit alleen als de vacature het zelf noemde. De echte omvang ligt waarschijnlijk hoger.

Wat betekent dit voor jouw bedrijf

De meeste bedrijven in deze telling zoeken iemand omdat het werk niet meer past. Dat is een terechte reden. Maar uit bijna elke vacature blijkt ook dat een deel van dat werk bestaat uit overtikken, opzoeken, herinneren en samenvatten. Neem je iemand aan zonder daar eerst naar te kijken, dan neem je iemand aan voor dat handwerk.

Ons advies: kijk eerst waar de uren heen gaan, voordat je de vacature plaatst.

1. Schrijf op wat de nieuwe collega moet doen, in taken in plaats van een functietitel. Offertes opstellen, orders invoeren, mail sorteren.
2. Schat per taak de uren per week. Een ruwe schatting is genoeg. Met onze tijdaudit reken je in een paar minuten uit wat dat handwerk per jaar kost.
3. Markeer wat steeds hetzelfde gaat. Vaste vragen, vaste stappen, gegevens van A naar B. Dat is het deel dat grotendeels vanzelf kan.
4. Kijk wat er overblijft. Soms is dat nog steeds een hele baan. Soms een halve. Soms vraagt het een ander profiel: iemand die controleert en beslist in plaats van iemand die typt.

Dat kun je prima zelf. Wil je dat iemand van buitenaf meekijkt, dan lopen we in een Cut The Crap-sessie je hele bedrijf door en zie je per taak wat kan en wat het oplevert.

Tot slot

Twaalf terugkerende taken, en in bijna elke vacature die we bekeken hetzelfde patroon: mensen worden gezocht voor werk dat voor een groot deel bestaat uit gegevens verplaatsen. De vakkennis, het gesprek met de klant en de afweging blijven mensenwerk. Het overtikken en najagen eromheen hoeft dat niet te zijn. Begin bij de taak die bij jou het vaakst terugkomt. Voor de meeste bedrijven in deze telling is dat de offerte.