72 bedrijven zoeken een offertemaker: wat kan vanzelf?

Vrijdagmiddag, half vier. Er ligt nog een aanvraag met twaalf tekeningen en een bestek van veertig pagina's, en de klant wil maandag een prijs. De calculator scrolt, meet, vraagt prijzen op bij drie leveranciers en typt alles over in het offertesjabloon. Om zeven uur gaat de mail eruit. Volgende week ligt er weer zo'n stapel.

Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. We hebben vacatures van mkb-bedrijven in Utrecht, het Gooi, Twente en de Achterhoek doorgelopen, geplaatst in september en oktober 2026. In 72 daarvan gaat een flink deel van de baan over offertes: aanvragen uitwerken, calculeren, prijzen opvragen en opvolgen. Een op de drie.

Dat bedrijven daar iemand voor zoeken, snap je meteen. Een offerte is omzet die nog niet binnen is. En die iemand vinden is lastig: volgens het CBS waren er in het tweede kwartaal van 2026 nog steeds 95 vacatures per 100 werklozen. Maar lees je de takenlijsten in die vacatures, dan zie je dat een groot deel van het werk geen verkopen en geen vakwerk is. Het is overtypen, opzoeken en nabellen.

Wat die vacatures vragen

De titels verschillen: calculator, binnendienst, werkvoorbereider, sales support. De taken lijken sterk op elkaar:

• Aanvragen uit de mail vissen en navragen wat ontbreekt: maten, aantallen, adres, gewenste datum.
• Bestekken en tekeningen doorlezen om hoeveelheden en materialen eruit te halen.
• Prijzen opvragen bij leveranciers en onderaannemers, en de antwoorden naast elkaar leggen.
• De offerte opmaken in het eigen sjabloon, met de juiste teksten en voorwaarden.
• Opvolgen: na een paar dagen mailen, daarna bellen, en bijhouden waar het staat.

Een paar signalen die we onderweg tegenkwamen, zonder namen. Een binnendienst die belooft elke offerte binnen 24 uur te sturen, uit een assortiment van duizenden artikelen. Een calculatieafdeling waar twee mensen zowel rekenen als de uitvoering doen. En een directeur die iemand zoekt om zijn verkoopgesprekken uit te werken tot offerte, zodat hij zelf weer aan verkopen toekomt.

Veel van die vacatures zoeken eigenlijk twee mensen in één: een vakman die beoordeelt en een assistent die typt. Die tweede rol kun je voor een groot deel automatiseren.

Wat er in 2026 al vanzelf kan

Vergeet het beeld van "AI maakt je offertes". Denk aan een straat van vijf stappen. Een paar stappen doet de machine, de rest doe jij, en jij houdt overal de controle.

Lezen gaat goed. Een taalmodel haalt de gegevens uit een aanvraagmail en zet ze in een vast format. Claude leest volgens de eigen documentatie tekst, afbeeldingen, grafieken en tabellen in pdf's, dus ook een leveranciersofferte of een bestek. Microsoft biedt in Power Automate kant-en-klare modellen die velden en tabellen uit documenten halen, ook Nederlandstalige.

Rekenen laat je bij je eigen systeem. Je prijslijst, je Excel, je ERP of calculatiepakket. Een taalmodel kan de hoeveelheden als voorzet aanleveren, je calculator controleert en rekent.

Opmaken en versturen is al standaard. In boekhoudpakketten als Moneybird kan een klant een offerte online ondertekenen en zet je een getekende offerte met één klik om in een factuur. Je kunt ook meerdere opties aanbieden waar de klant uit kiest.

Opvolgen kan op de automatische piloot. In HubSpot stuur je met een sequence een reeks getimede mails en taken, en stopt de reeks vanzelf als de klant antwoordt of een afspraak inplant (vanaf Sales Hub Professional). Pipedrive kan vanaf het Growth-abonnement op een datum een mail sturen of een belactiviteit aanmaken.

Het lijmwerk tussen mail, AI en je systemen doe je met koppeltools als Make, Zapier, n8n of Power Automate. Hoe dat in grote lijnen werkt, lees je in AI koppelen aan je eigen systemen.

Zeven dingen die je morgen al kunt doen

1. Turf twee weken. Hoeveel offertes, hoeveel minuten per stuk, hoeveel getekend. Zonder nulmeting weet je later niet of iets heeft gewerkt.
2. Maak een aanvraagformulier met verplichte velden. Maten, aantallen, adres, gewenste datum. Elke vraag die je niet hoeft na te bellen, is winst.
3. Leg je bouwstenen vast. Eén sjabloon, standaardteksten per productgroep, je voorwaarden. Zolang dat in iemands hoofd zit, kan geen machine helpen.
4. Standaardiseer je prijsuitvraag. Eén vaste mail naar leveranciers met de vraag om antwoord in dezelfde volgorde. Dan is vergelijken (of later automatisch uitlezen) veel eenvoudiger.
5. Zet opvolging vast in je agenda of CRM. Dag 3 een korte mail, dag 7 bellen. Simpel, maar vaak de goedkoopste winst.
6. Laat online tekenen. Zit die functie al in je boekhoud- of offertepakket? Zet hem aan.
7. Laat AI de begeleidende tekst schrijven. Geef een paar eerdere offertes als voorbeeld en laat een concept maken. Let op wat je aan klantgegevens in een tool plakt.

De rekensom

Een schatting, met aannames die je zelf door je eigen cijfers moet vervangen. Stel: twaalf offertes per week, en nu kost één offerte gemiddeld vijf kwartier (uitzoeken, prijzen opvragen, rekenen, opmaken, één keer opvolgen). Met een offertestraat kost dezelfde offerte vijfentwintig minuten: de voorzet controleren, bijstellen, bellen.

Dat is ruim een werkdag per week. Daar staat tegenover: een paar dagen tot een paar weken inrichten en testen, wat tientjes per maand aan software en een uur of twee onderhoud per maand. Wat de AI zelf kost, rekenen we na in Wat kost AI echt?. En we tellen hier nog niet mee dat een offerte die dezelfde dag de deur uitgaat, eerder op tafel ligt dan die van je concurrent.

Misschien neem je daarna nog steeds iemand aan. Maar dan voor minder uren, of voor het werk waar je eigenlijk iemand voor zocht: verkopen en adviseren.

Voordat je iemand aanneemt

1. Hoeveel offertes maken we per week, en hoeveel minuten kost er één?
2. Welk deel is uitzoeken en overtypen, en welk deel echt beoordelen? Dat eerste deel is je kans.
3. Liggen prijslijst, teksten en sjabloon vast, of zit het in het hoofd van één persoon?
4. Hoeveel offertes volgen we nu niet op, en hoeveel procent wordt er getekend?
5. Als het typwerk weg is, zoeken we dan nog dezelfde persoon? Of iemand met minder uren en meer verkoop in de rol?

Waar wij helpen

Alles hierboven kun je zelf opzetten. Wil je dat iemand meekijkt, dan komen we voor een Cut The Crap-sessie drie uur bij je langs en lichten we je bedrijf door: waar de uren naartoe gaan en wat je kunt automatiseren. Je krijgt een rapport met wat kan en wat het oplevert. Een deel pak je zelf op, de rest richten wij in als je dat wilt. Vinden we geen twee keer je investering aan besparingen of kansen, dan krijg je je geld terug.

Tot slot

Een op de drie vacatures die we bekeken, vraagt om iemand die offertes maakt. Het vakwerk in die baan blijft mensenwerk: beoordelen, prijzen, het gesprek met de klant. Het typen, opzoeken en nabellen niet. Begin met tellen, leg je bouwstenen vast en automatiseer de opvolging. Dan weet je daarna ook precies voor welk werk je die vacature nog nodig hebt.