11 vacatures voor recruitment en HR. Waar AI wel en niet helpt

Een vacature voor een HR Office Manager staat al ruim twee maanden open. De takenlijst: recruitment, onboarding, de personeelsadministratie. En, als laatste regel, "AI-adoptie stimuleren". Het bedrijf zoekt dus iemand die het werk doet én die bedenkt hoe dat werk slimmer kan. Zolang die persoon er niet is, doet iemand anders het ernaast.

We lazen in september en oktober 2026 vacatures van mkb-bedrijven in Utrecht, het Gooi, Twente en de Achterhoek. In 11 daarvan gaat een deel van de baan over recruitment, onboarding en HR-administratie. Dat is 5 procent, het kleinste cluster uit onze analyse. Wij gaan er dus geen grote trend van maken. Wel is dit het onderwerp waar je het meest moet opletten met AI, en daarom schrijven we er toch over.

Wat die vacatures vragen

• Werven: vacatureteksten schrijven, plaatsen, kandidaten zoeken en opvolgen.
• Plannen: gesprekken inplannen met kandidaten en collega's.
• Onboarden: contracten opstellen, documenten en certificaten verzamelen, accounts aanmaken.
• Administratie: het personeelsdossier bijhouden, mutaties doorgeven.

Drie signalen uit de vacatureteksten, in onze woorden. Een bedrijf zoekt een recruiter voor ruim tien vakvacatures tegelijk, inclusief teksten schrijven, kandidaten zoeken en opvolgen. De HR-vacature die al twee maanden openstaat, noemden we al. En een bedrijf met een groeiende pool uitzendkrachten zoekt iemand die contracten opstelt, certificaten controleert en nieuwe mensen inwerkt.

Eerst de grens: selectie is hoog-risico

Bij offertes of facturen kun je AI een flink eind laten meedenken. Bij het kiezen van mensen ligt dat anders, en niet alleen omdat het gevoelig ligt. De Europese AI Act noemt in bijlage III, punt 4, AI-systemen die bedoeld zijn voor werving en selectie expliciet hoog-risico. Het gaat dan met name om het gericht plaatsen van vacatureadvertenties, het analyseren en filteren van sollicitaties en het beoordelen van kandidaten.

Voor hoog-risicosystemen gelden zware eisen. De termijn daarvoor is wel verschoven. Met de zogeheten Digital Omnibus, in juli 2026 gepubliceerd in het Publicatieblad van de EU, gaan de verplichtingen voor dit soort losse systemen niet op 2 augustus 2026 maar op 2 december 2027 in. Uitstel dus, geen afstel: werving en selectie blijft in de hoog-risicolijst staan.

Daar komt de AVG nog bij. Sollicitanten en werknemers staan niet op gelijke voet met hun (toekomstige) werkgever. De AP stelt in een zaak over werkgevers en gezondheidsgegevens dat toestemming in een arbeidsrelatie meestal niet vrij gegeven is. Je kunt dus niet zomaar "toestemming vragen" en daarmee alles regelen.

Daarom maken wij een bewuste keuze: wij zetten AI niet in om cv's te rangschikken, kandidaten te scoren of automatisch af te wijzen. Dat laten we bij een mens. Wat wij wel automatiseren, is alles eromheen: de administratie die nu tijd vreet. Meer over wat de AI Act voor je bedrijf betekent, lees je in de EU AI Act voor het mkb.

Wat er in 2026 wel vanzelf kan

Vacatureteksten: AI als eerste versie

Een taalmodel als ChatGPT of Claude schrijft prima een eerste versie van een vacaturetekst, zeker als je het een paar eerdere teksten en een beschrijving van het werk meegeeft. Een mens herschrijft, haalt clichés eruit en controleert of er niets in staat dat bepaalde groepen buitensluit. Bij tien vakvacatures tegelijk scheelt dat veel. Let wel: het gericht tonen van advertenties aan bepaalde mensen valt onder de hoog-risicolijst. Een tekst schrijven is iets anders dan bepalen wie hem te zien krijgt.

Een sollicitatiesysteem in plaats van een mailbox

Een applicant tracking system (ATS) houdt bij waar elke kandidaat staat. Homerun bijvoorbeeld werkt met eigen fases waar je kandidaten tussen versleept, sjablonen voor mails en uitnodigingen, een gedeelde inbox en scorekaarten voor gestructureerde gesprekken. Mails personaliseer je met invulvelden, ook als je er veel tegelijk stuurt. Uitnodigingen synchroniseren met je agenda. Zo krijgt elke sollicitant snel en netjes antwoord, zonder dat iemand dat met de hand bijhoudt.

Gesprekken plannen zonder heen-en-weer

In Google Calendar maak je een afsprakenschema met een boekingspagina: de kandidaat kiest zelf een tijd die past, en de afspraak verschijnt in je agenda. Met de gratis versie heb je één boekingspagina. Met Business Standard komen er meerdere pagina's, buffertijden en automatische herinneringen bij. Outlook heeft een vergelijkbare functie, en veel ATS-pakketten ook.

Onboarding als vaste route

Hier zit vaak de meeste tijd. In AFAS loopt onboarding via een workflow: ontbrekende persoonsgegevens, documenten en opleidingen vraag je via draaiboeken bij de nieuwe medewerker op, en het proces loopt verder zodra die heeft gereageerd. Er is een variant die eerst een contractvoorstel maakt en daarna een arbeidsovereenkomst die beide partijen digitaal tekenen. Bij het afronden kun je meteen een gebruiker voor InSite aanmaken. Werk je met een ander pakket, dan bouw je hetzelfde idee met een checklist, een uploadlink en een herinneringsreeks. Dat werkt net als bij dossiers en documenten opvragen.

Voor een pool uitzendkrachten met certificaten is één ding extra handig: een lijst met vervaldatums en een automatische herinnering een maand van tevoren. Of een certificaat echt en geldig is, blijft iemand controleren.

Recruitment is mensenwerk. Daarom moet je de tijd die je eraan besteedt ook aan mensen besteden, en niet aan agenda's, statusmails en ontbrekende kopietjes.

Zeven dingen die je morgen zelf kunt doen

1. Schrijf je wervingsroute op. Van vacature tot eerste werkdag, stap voor stap. Waar wacht iemand op iemand?
2. Maak vaste mails voor elke fase. Ontvangstbevestiging, uitnodiging, afwijzing, aanbod. Netjes en snel, ook als het druk is.
3. Zet een boekingslink aan voor gesprekken. In je agenda of je ATS. Dat scheelt per kandidaat een paar mailtjes.
4. Maak een onboardingchecklist. Welke stukken, welke accounts, welke spullen, wie doet wat en wanneer.
5. Laat AI een eerste vacaturetekst schrijven, en herschrijf hem zelf. Plak er geen gegevens van kandidaten in.
6. Spreek af dat selectie mensenwerk blijft. Zet het op papier, ook als onderdeel van je AI-beleid. Dan weet iedereen waar de grens ligt.
7. Vraag je leveranciers wat hun AI doet. Rangschikt je ATS of vacaturesite kandidaten automatisch? Dan wil je dat weten.

Rekensom

Een schatting, geen belofte. Stel: een bedrijf heeft gemiddeld drie vacatures open, krijgt zestig reacties per maand, voert vijftien gesprekken en neemt vier mensen aan. We rekenen alleen met het administratieve deel. Het lezen van brieven en cv's en het voeren van gesprekken tellen we bewust niet mee: dat blijft precies zo, en dat hoort ook zo.

Dat is ongeveer 14 uur per maand minder. Bij €35 per uur aan loonkosten, ook een aanname, kom je rond de €500 per maand. Minder dan bij offertes of facturen, en dat is eerlijk: het grootste deel van recruitment is en blijft mensenwerk. De winst zit vooral in iets wat je niet in uren uitdrukt: kandidaten die snel antwoord krijgen en een eerste werkdag waarop alles klaarstaat. Bij een krappe arbeidsmarkt is dat geen detail.

Voordat je iemand aanneemt

Vijf vragen om eerst te beantwoorden:

1. Hoeveel uur per maand gaat er naar het administratieve deel van werven en inwerken?
2. Hoe lang wacht een sollicitant nu op een eerste reactie? En hoeveel haken er af in die tijd?
3. Staat de onboarding op papier, of zit die in het hoofd van één collega?
4. Gebruiken we nu al tools die kandidaten automatisch beoordelen? Weten we dat zeker?
5. Als de administratie vanzelf loopt, wat blijft er dan over? Een fulltime HR-functie, of een paar uur per week plus een goed systeem?

Zit de HR-administratie bij jou in een bredere functie op het secretariaat, lees dan ook de blog over secretariaat, mailbox en notulen.

Waar wij helpen

De vaste mails, de boekingslink en de checklist kun je zelf opzetten. Wil je dat iemand meekijkt? In een Cut The Crap-sessie lopen we in drie uur na waar de tijd in je bedrijf naartoe gaat, ook buiten HR. Je krijgt een rapport met wat kan en wat het oplevert. Een deel pak je zelf op, de rest richten wij in als je dat wilt, met de selectie van mensen bewust buiten de automatisering. Vinden we geen twee keer je investering aan besparingen of kansen, dan krijg je je geld terug.

Conclusie

Elf van de vacatures die we lazen, zoeken iemand voor recruitment, onboarding en HR-administratie. Het kleinste cluster, en het cluster waar je het zorgvuldigst moet zijn. AI die kandidaten filtert of beoordeelt, geldt onder de AI Act als hoog-risico, en daar blijven wij vanaf. Wat overblijft is genoeg: statusmails, planning, vacatureteksten en onboarding kunnen in 2026 grotendeels vanzelf. Zo houd je tijd over voor het deel dat er echt toe doet: de mensen zelf.