26 vacatures voor inkoop. Het najagen hoeft niet meer met de hand

Dinsdag, kwart voor elf. De werkvoorbereider heeft drie bestellingen uitstaan voor een klus die volgende week begint. Van één leverancier is nooit een orderbevestiging gekomen. Hij belt, wacht in de wacht, en hoort dat de levering een week later komt. De planning moet om, de klant moet gebeld worden. Intussen ligt er een stapel pakbonnen die nog naast de facturen gelegd moet worden.

Uit een overzicht van vacatures in Utrecht, het Gooi, Twente en de Achterhoek, september-oktober 2026, blijkt dat 26 bedrijven iemand zoeken voor inkoop, bestellen en het najagen van leveranciers. Dat is 12 procent, ruim een op de tien. En vaak staat het niet in de functietitel, maar ergens halverwege de takenlijst van een werkvoorbereider of binnendienstmedewerker.

Het meeste van dat werk is controleren en herinneren: klopt de bevestiging, wanneer komt het, waarom is het er nog niet. Dat kan in 2026 grotendeels vanzelf. Onderhandelen, kiezen en een oplossing vinden als het vastloopt, blijft mensenwerk.

Wat die vacatures vragen

De titels zijn divers: inkoper, werkvoorbereider, supply chain medewerker, binnendienst. De taken lijken op elkaar:

• Bestellen: bepalen wat er nodig is, prijzen opvragen en bestellingen plaatsen.
• Orderbevestigingen controleren: kloppen prijs, aantal en leverdatum met wat er besteld is?
• Leverdata bewaken en leveranciers nabellen als het uitloopt.
• Ontvangst en factuur naast de bestelling leggen.
• Leveranciersgegevens bijhouden: contactpersonen, levertijden, certificaten.

Een paar signalen uit de vacatureteksten, in onze woorden. Een werkvoorbereider moet plannen, calculeren, inkopen, inkoopfacturen controleren en certificaten bijhouden. Een schaap met vijf poten, en dat schrijft de vacature eigenlijk zelf ook. Bij een ander bedrijf ligt inkoop versnipperd bij engineering en projectteams en moet het centraal worden geregeld. En een supply-chain-rol begint met orders aan voorraad koppelen, bestellingen bij leveranciers plaatsen en leverdata bewaken.

Inkoop is zelden een fulltime functie in het mkb. Het is een taak die bij iemand bovenop komt. Daardoor gaat het najagen er vaak bij inschieten, tot het een keer misgaat.

De duurste bestelling is niet die met de hoogste prijs. Het is de bestelling waarvan niemand doorhad dat hij een week te laat zou komen.

Wat er in 2026 al vanzelf kan

Je hoeft hier geen nieuw systeem voor te kopen. Veel zit al in je ERP- of voorraadpakket, en de rest is lijmwerk tussen mailbox en systeem.

Het bestelvoorstel maakt zichzelf

Leg per artikel een minimale voorraad vast en laat het systeem een voorstel doen. In AFAS Profit controleert het bestelvoorstel of er genoeg voorraad is en stelt het bij tekorten de aantallen voor. Het houdt daarbij rekening met inkooporders die al lopen, en je kunt aantallen en leverancier aanpassen voordat je de orders doorzet. In Odoo houden bestelregels de verwachte voorraad tussen een minimum en een maximum. Zakt de voorraad onder het minimum, dan maakt Odoo een offerteaanvraag aan bij de vaste leverancier: automatisch, of eerst ter controle op een overzicht. Exact voor Handel legt in de inkooporder vast wat je bestelt tegen welke prijs, en daar maak je later ook de inkoopfactuur uit.

Bevestiging vragen, en checken wat er terugkomt

In Odoo vink je bij een bestelling aan dat de leverancier de leverdatum per mail moet bevestigen, en zie je in een apart filter welke bestellingen daar nog op wachten. Werkt je pakket niet zo, dan kan het via de mailbox. De orderbevestiging komt als pdf binnen. Een taalmodel leest die uit, ook de tabel met artikelen. Volgens Anthropic leest Claude tekst, afbeeldingen, grafieken en tabellen in pdf's. Daarna vergelijkt een simpele regel de bevestiging met je bestelling. Klopt alles, dan wordt de leverdatum bijgewerkt. Wijkt de prijs, het aantal of de datum af, dan krijgt iemand een melding.

Najagen op de automatische piloot

Geen bevestiging binnen twee werkdagen? Dan gaat er vanzelf een vriendelijke herinnering naar de leverancier. Nadert de leverdatum zonder verzendbericht, dan nog een. Pas als ook dat niets oplevert, krijgt de inkoper een taak: bellen. Zo'n reeks bouw je met Power Automate, Make of n8n, of met de geplande acties in je ERP. Het antwoord van de leverancier kan weer automatisch worden uitgelezen, zodat de planning direct de nieuwe datum ziet.

Ontvangst en factuur kloppen vanzelf

Als de factuur binnenkomt, leg je hem naast bestelling en ontvangst. Het factuurmodel van Microsoft in Power Automate leest onder meer het inkoopordernummer, de regels en het KVK-nummer uit, ook bij Nederlandstalige facturen. Hoe het inboeken daarna vanzelf gaat, lees je in 39 vacatures zoeken iemand voor facturen.

Waar het in de praktijk op vastloopt

Eerlijk is eerlijk: de techniek is zelden het probleem. Dit wel:

• Je stamgegevens kloppen niet. Een bestelvoorstel is zo goed als de minimale voorraad, levertijd en vaste leverancier die erachter staan. Staan die er niet in, dan begint het daar.
• Bestellingen gaan buiten het systeem om. Een telefoontje, een WhatsApp aan de vertegenwoordiger. Wat niet als bestelling vastligt, kan ook niet automatisch worden nagejaagd.
• Elke leverancier stuurt iets anders. Pdf, mail met tekst, een portaal, soms niets. Daar is een taalmodel juist goed in, maar begin met je tien grootste leveranciers en breid daarna uit.
• Inkoop zit bij vijf mensen. Dan moet je eerst afspreken wie wat bestelt. Automatiseren van een versnipperd proces geeft versnipperde automatisering.

Werk je met orders die per mail binnenkomen aan de verkoopkant, dan speelt hetzelfde verhaal in spiegelbeeld. Dat staat in orders overtikken automatiseren.

Zeven dingen die je morgen zelf kunt doen

1. Maak één inkoopadres. Alle bestellingen gaan eruit vanaf hetzelfde adres en alle bevestigingen komen daar terug. Niet in vijf persoonlijke inboxen.
2. Zet je ordernummer in het onderwerp en vraag leveranciers om dat in hun antwoord te laten staan. Dan kan alles later automatisch aan de juiste bestelling worden gekoppeld.
3. Vraag standaard om een bevestiging met leverdatum binnen twee werkdagen. Zet het als vaste zin in je bestelmail.
4. Leg een minimale voorraad vast voor je vijftig belangrijkste artikelen. Meer hoeft niet om te beginnen met een bestelvoorstel.
5. Houd één lijst bij van openstaande bestellingen met de beloofde leverdatum. Een gedeelde sheet is prima. Dit is de lijst die je later automatisch laat bijwerken.
6. Maak per leverancier een kaart: contactpersoon, gewone levertijd, minimale order, en de vervaldatum van certificaten. Dan hangt het niet aan het geheugen van één persoon.
7. Meet leverbetrouwbaarheid. Welk deel van de bestellingen per leverancier komt op de beloofde dag? Na drie maanden weet je met wie je moet praten.

De rekensom

Een schatting, geen belofte. Stel: een bedrijf plaatst 150 inkooporders per maand. Met de hand kost een bestelling opstellen 8 minuten, de orderbevestiging controleren 5 minuten en factuur en pakbon naast de order leggen 4 minuten. Bij 60 van de 150 orders moet iemand nabellen of mailen, gemiddeld 10 minuten. Vervang deze aannames door je eigen cijfers.

Dat is ongeveer 37 uur per maand minder handwerk. Bij €35 per uur aan loonkosten, ook een aanname, kom je rond de €1.300 per maand. Wat we niet meetellen: minder spoedbestellingen, minder stilstand op een klus omdat het materiaal er niet is, en betere afspraken met leveranciers omdat je hun leverbetrouwbaarheid kent. Daar zit bij veel bedrijven het echte geld.

Daar staat tegenover: stamgegevens op orde brengen (dat is vaak het meeste werk), een paar dagen inrichten en testen, en een uur of twee onderhoud per maand. De rol verschuift van bestellingen typen en nabellen naar afspraken maken en uitzonderingen oplossen.

Voordat je iemand aanneemt

Vijf vragen om eerst te beantwoorden:

1. Hoeveel inkooporders plaatsen we per maand, en bij hoeveel daarvan moet iemand achter de leverancier aan?
2. Weten we per artikel de minimale voorraad en de levertijd? Of zit dat in iemands hoofd?
3. Hoe vaak liep een klus of levering vertraging op door materiaal dat te laat kwam?
4. Wie bestelt er nu allemaal? Eén persoon, of iedereen een beetje?
5. Als het controleren en herinneren vanzelf gaat, zoeken we dan nog een inkoopassistent, of iemand die goed kan onderhandelen en leveranciers kan kiezen?

Waar wij helpen

Veel hiervan kun je zelf opzetten, samen met degene die je ERP kent. Wil je dat iemand meekijkt? In een Cut The Crap-sessie lopen we in drie uur de route door, van de voorraad die op raakt tot de factuur die klopt, en kijken we ook naar de rest van je bedrijf. Je krijgt een rapport met wat er kan en wat het oplevert. Een deel pak je zelf op, de rest richten wij in als je dat wilt. Vinden we geen twee keer je investering aan besparingen of kansen, dan krijg je je geld terug.

Tot slot

Ruim een op de tien vacatures die we bekeken, zoekt iemand voor inkoop en het najagen van leveranciers. Het grootste deel van dat werk is controleren en herinneren: klopt de bevestiging, komt het op tijd, past de factuur. Dat kan in 2026 grotendeels vanzelf, vaak met wat al in je pakket zit. Wat blijft, is het werk dat ertoe doet: goede afspraken maken, kiezen en oplossen als het misgaat. Zet eerst je stamgegevens en je inkoopadres op orde, en kijk daarna of je die vacature nog in dezelfde vorm nodig hebt.