37 vacatures voor mailbox, agenda en notulen: wat AI al overneemt

Maandagochtend, kwart over acht. In de mailbox van de directeur staan 140 ongelezen berichten. Er hangen drie WhatsApp-groepen open, een paar LinkedIn-berichten en twee voicemails. Dinsdag is er MT-overleg, donderdag vergadert de raad van toezicht, en de notulen van vorige maand zijn nog niet rond. Iemand moet hier orde in brengen.

We hebben in september en oktober 2026 vacatures van mkb-bedrijven in Utrecht, het Gooi, Twente en de Achterhoek doorgelezen. 37 daarvan zoeken iemand voor de mailbox, de agenda of de notulen. Dat is 17 procent, ongeveer een op de zes. Directiesecretaresses, PA's, officemanagers, juridisch secretaresses en baliemedewerkers in praktijken.

Juist hier is AI in 2026 opvallend ver. Samenvatten, ordenen en een eerste versie schrijven is waar taalmodellen goed in zijn. Maar een goede secretaresse is meer dan een samenvatmachine. Dat verschil is het hele verhaal.

Wat die vacatures vragen

De functietitels verschillen, de taken lijken op elkaar:

• Mailbox en kanalen van een directeur of eigenaar filteren: wat is belangrijk, wat kan weg, wat moet iemand anders oppakken.
• Agenda's beheren, vaak van meer dan één persoon. Afspraken plannen, verzetten, vergaderingen voorbereiden.
• Notuleren bij MT, directie of toezichthouders, en de stukken klaarzetten.
• Actielijsten en deadlines bewaken, en mensen achter de broek zitten als iets blijft liggen.

Een paar signalen uit de vacatureteksten, in onze woorden. Een PA moet mail, WhatsApp, LinkedIn en telefoon van de directeur filteren en vertalen naar actiepunten. Een nieuwe functie is voor de helft secretariaat: notuleren bij het MT en de toezichthouders, actielijsten bewaken en de mailbox van de directeur bijhouden. En een directiesecretaresse werkt voor twee directeuren tegelijk: agenda's, vergaderstukken, notulen, deadlines, en daarnaast vraagbaak voor de rest van het team.

Het gaat vaak om kleinere kantoren: notariaat en advocatuur, zorg- en therapiepraktijken, adviesbureaus, bouwbedrijven met een directie die te veel zelf doet. Plekken waar één persoon de spin in het web moet worden.

Wat AI goed doet, en wat niet

AI is sterk in drie dingen: lange teksten samenvatten, gesproken taal omzetten in een nette eerste versie, en een conceptmail schrijven op basis van wat er al ligt. Dat is precies het werk waar een secretariaat veel uren in steekt.

Waar AI zwak in is: weten wat jouw directeur deze week belangrijk vindt, als niemand dat heeft opgeschreven. Aanvoelen dat een mail van een vaste relatie voorrang heeft, ook al staat er niets dringends in. Bewaken dat een gevoelig punt uit de raad van toezicht niet in de verkeerde notulen belandt. En het aanspreekpunt zijn voor collega's die even iets willen vragen.

AI schrijft de eerste versie. Een mens beslist wat belangrijk is, wat vertrouwelijk is en wat er de deur uit gaat. Dat tweede deel was altijd al het echte vak.

Wat er in 2026 al vanzelf kan

Mailbox: samenvatten en een eerste antwoord

Werk je met Outlook, dan vat Copilot een lange mailwisseling samen in de belangrijkste punten, met genummerde verwijzingen naar de mails waar het vandaan komt. Copilot schrijft ook een concept-antwoord, en met 'Schedule with Copilot' maak je vanuit een mail direct een uitnodiging, met titel, agenda en de mailwisseling als bijlage. Voor een deel hiervan heb je een zakelijk Copilot-abonnement nodig.

In Gmail doet Gemini iets vergelijkbaars: samenvattingen van lange mailwisselingen en zoekresultaten, 'Help me write' voor concepten, voorgestelde antwoorden en 'Help me schedule' om tijden voor te stellen. Of je het ziet, hangt af van je abonnement en of je beheerder het aanzet.

Wat geen van beide vanzelf doet: jouw prioriteiten kennen. Daar moet je ze iets over vertellen. Een korte lijst met 'altijd meteen doorzetten' (bepaalde klanten, de bank, de accountant) en 'kan wachten' doet meer dan elke slimme functie.

Notulen: van transcript naar besluitenlijst

In Microsoft Teams kan Copilot tijdens en na een vergadering de belangrijkste punten samenvatten, laten zien wie wat zei, actiepunten voorstellen en vragen over de vergadering beantwoorden. Wie te laat aansluit, krijgt een samenvatting van wat er al besproken is. Daarvoor moet transcriptie aan staan, en je hebt Teams Premium of een Copilot-licentie nodig. Bij vergaderingen die door een andere organisatie worden georganiseerd, werkt het niet.

Google Meet heeft 'Take notes for me': AI maakt notities in een Google Doc in de Drive van de organisator en mailt na afloop een link. Deelnemers zien dat er notities worden gemaakt. Let op: volgens Google ondersteunt die functie op dit moment Engels, Frans, Duits, Italiaans, Japans, Koreaans, Portugees en Spaans. Nederlands staat er niet tussen. Check dat dus eerst voordat je erop bouwt.

Fysieke vergadering? Dan werkt een opname met een transcriptie-app, waarna je het transcript door een AI-assistent als Claude of ChatGPT haalt met een vast format: aanwezigen, besluiten, actiepunten met naam en datum, open punten. Zo'n format maak je één keer. Daarna is het uitwerken van een vergadering geen middagwerk meer, maar een halfuur controleren.

Agenda: minder heen-en-weer

Voor afspraken met mensen buiten je organisatie helpt een boekingspagina. Microsoft Bookings zit in de meeste Microsoft 365 Business-abonnementen en stuurt bevestigingen en herinneringen per mail en sms. Google Calendar heeft afspraakschema's met buffertijd en een maximum per dag. Wil je weten hoe dat bij planning en roosters uitpakt, lees dan 48 vacatures voor planning.

Privacy: eerst afspraken, dan opnemen

Een vergadering opnemen is een verwerking van persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens is daar duidelijk over voor werkgevers: medewerkers moeten weten dat er wordt opgenomen en waarom, op het moment zelf, en heimelijk opnemen mag vrijwel nooit. Spreek dus vooraf af welke overleggen je opneemt, wie het transcript ziet, hoe lang je het bewaart en welk deel van een vergadering niet wordt opgenomen. Bij een raad van toezicht of een personeelskwestie is dat geen detail. Meer over AI en klantdata staat in AI en de AVG.

Zeven dingen die je morgen zelf kunt doen

1. Kijk wat je al hebt. Zoek in Outlook of Gmail naar de samenvat-knop. Grote kans dat een deel er al is, of met één licentie aan te zetten.
2. Schrijf een prioriteitenlijst voor de mailbox: wie gaat altijd voor, wat mag een dag wachten, wat gaat direct door naar een collega.
3. Maak één notulenformat. Aanwezigen, besluiten, actiepunten met naam en datum, open punten. Gebruik het voor elke vergadering, met of zonder AI.
4. Test transcriptie in het Nederlands bij een overleg dat niet gevoelig is. Kijk hoe goed namen, vaktermen en dialect overkomen.
5. Spreek de opname-regels af voordat je begint: welke overleggen, wie het ziet, hoe lang je het bewaart.
6. Zet actiepunten in een takenlijst, niet onderaan de notulen. Met een naam en een datum, zodat herinneringen vanzelf gaan.
7. Maak vaste antwoorden voor de tien mails die steeds terugkomen: afspraak verzetten, stukken opvragen, doorverwijzen. AI past ze per keer aan.

Rekensom

Een schatting, geen belofte. Stel: een secretariaat dat werkt voor één directeur, met acht vergaderingen per maand om uit te werken, 120 mails die een standaard-achtig antwoord krijgen en zo'n 40 afspraken die gepland of verzet moeten worden. We gaan uit van de minuten in de tabel. Lezen en beslissen tellen we in beide kolommen mee, want dat blijft.

Dat is ongeveer 40 uur per maand minder, een kwart van een fulltime baan. Bij €35 per uur aan loonkosten, ook een aanname, kom je rond de €1.400 per maand. Daar komen licenties tegenover te staan; reken die mee. Wat je er niet in ziet: notulen die dezelfde dag rondgaan in plaats van een week later, en actiepunten die niet meer verdwijnen. Reken het na met je eigen aantallen: het kan bij jou meer of minder zijn.

De vacature verdwijnt daarmee meestal niet. Hij verschuift van uitwerken en overtikken naar regie: prioriteren, bewaken, het aanspreekpunt zijn. Dat is vaak een andere functieomschrijving, soms met minder uren.

Voordat je iemand aanneemt

Vijf vragen om eerst te beantwoorden:

1. Hoeveel uur gaat er nu naar notulen uitwerken? Dat is meestal de snelste winst.
2. Welke AI-functies zitten al in ons mailpakket, en welke licentie hebben we nodig om ze aan te zetten?
3. Weet iemand anders dan de directeur wat voorrang heeft? Zo nee, schrijf het op.
4. Welke overleggen mogen we opnemen, en welke nooit?
5. Zoeken we iemand om te typen, of iemand om te regisseren? Het antwoord bepaalt de functietekst.

Hangt het secretariaat bij jullie vooral samen met dossiers en documenten opvragen, zoals bij notariaat en advocatuur? Dan past dossiers opbouwen en documenten opvragen beter.

Waar wij helpen

Veel hiervan kun je zelf. Een notulenformat en een prioriteitenlijst maak je in een middag. Wil je dat iemand meekijkt? In een Cut The Crap-sessie lopen we in drie uur langs waar de uren van directie en secretariaat naartoe gaan, en kijken we ook naar de rest van je bedrijf. Je krijgt een rapport met wat er kan, wat het oplevert en wat je beter bij een mens laat. Een deel pak je zelf op, de rest richten wij in als je dat wilt. Vinden we geen twee keer je investering aan besparingen of kansen, dan krijg je je geld terug.

Tot slot

Ongeveer een op de zes vacatures die we bekeken, zoekt iemand voor mailbox, agenda of notulen. Juist dat werk ligt in 2026 binnen bereik van AI: samenvatten, uitwerken en een eerste versie schrijven gaat in minuten. Wat overblijft is het deel dat altijd al het vak was: weten wat belangrijk is, bewaken wat vertrouwelijk is, mensen aanspreken. Zet eerst aan wat er al in je pakket zit, maak afspraken over opnemen, en schrijf de vacature daarna opnieuw.